Begin bij de akte, niet bij de offerte

VvE schoonmaak gaat over gemeenschappelijke gedeelten en zaken. Wat daaronder valt, staat niet in de offerte van het schoonmaakbedrijf maar in uw splitsingsakte en het daarin van toepassing verklaarde reglement.

Artikel 5:126 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de vereniging het beheer voert over de gemeenschap, met uitzondering van de gedeelten die bestemd zijn om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt. Artikel 5:112 verlangt dat het reglement regels bevat over gebruik, beheer en onderhoud van die gemeenschappelijke gedeelten.

In het veelgebruikte Modelreglement 2006 somt artikel 17 op wat gemeenschappelijk is: onder meer funderingen, dragende muren, gevels, balkonconstructies, galerijen, daken, schoorstenen, lift- en leidingschachten, trappenhuizen, entrees, gangen, hellingbanen, algemene bergingen, fietsenbergingen en containerruimten. Dat is meteen uw ruwe inventarislijst.

Let op de randgevallen. In de Modelreglementen 2006 en 2017 horen de raamkozijnen met de glazen ramen in de buitengevel bij de gemeenschappelijke zaken, ook als het raam bij een privégedeelte zit. Dat maakt buitenglasbewassing van woningramen nog geen VvE-taak: het reglement regelt eigendom en onderhoud, de vergadering beslist wat gezamenlijk wordt betaald. Oudere reglementen en afwijkende akten regelen het anders, dus lees uw eigen akte na.

Wie het contract mag tekenen

Het bestuur voert uit wat de vergadering van eigenaars besluit. Het Modelreglement 2017 bepaalt dat het bestuur machtiging van de vergadering nodig heeft voor rechtshandelingen boven een door de vergadering vast te stellen bedrag; zolang die niets anders vaststelt, geldt vijfduizend euro. Een meerjarig schoonmaakcontract komt daar al snel overheen.

Zet gunning en looptijd dus als agendapunt op de vergadering en neem het jaarbedrag op in de begroting. De akte gaat voor: een contractafspraak die daarmee botst, houdt u niet staande tegenover een eigenaar.

Een werkprogramma is meer dan een frequentietabel

Veel contracten omschrijven het werk als 'wekelijks schoonmaken van de algemene ruimten'. Dat is geen afspraak maar een intentie. Bij de eerste klacht heeft u niets in handen.

Een bruikbaar werkprogramma is opgebouwd langs drie assen: ruimte, element en frequentie. Per ruimte benoemt u de elementen die worden behandeld, en per element de frequentie. In een trappenhuis zijn dat bijvoorbeeld traptreden, leuning, bordessen, plinten, deuren en deurkrukken, brievenbussen, armaturen, binnenramen en spinrag op hoogte.

Die elementen krijgen niet dezelfde frequentie. Een leuning en een deurkruk worden aangeraakt en verdienen een hoog ritme; een armatuur of een plint niet. Wie alles op één frequentie zet, betaalt te veel voor de een en te weinig voor de ander.

Twee dingen ontbreken er structureel en die zet u er zelf in:

• Seizoensvariatie. Bladval in het najaar, strooizout en zand in de winter, pollen in het voorjaar. Een weekritme dat het hele jaar gelijk blijft, is in november te licht en in juli te zwaar. Spreek een bandbreedte af.

• De grens van de opdracht. Containers buitenzetten, lampen vervangen, pakketten aannemen. Dit sluipt erbij en verdringt het eigenlijke werk. Zet erin wat er wél bij hoort en hoe losse opdrachten worden afgerekend.

Kwaliteit meetbaar maken zonder er een project van te maken

Voor het objectief beoordelen van schoonmaakonderhoud bestaat een genormeerde methode. Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem, ontwikkeld door de Vereniging Schoonmaak Research samen met TNO, is vastgelegd in NEN 2075. De versie uit 2018 heet 'Kwaliteitsmeetsysteem en procescontrolesysteem voor de schoonmaakdienstverlening'. Het systeem voldoet aan EN 13549, de Europese norm met basiseisen en aanbevelingen voor zulke meetsystemen.

Het principe is een visuele beoordeling van de afwezigheid van gebreken, via een steekproef uit vooraf vastgestelde elementen. Opdrachtgever en schoonmaakbedrijf leggen vooraf een minimaal aanvaardbaar kwaliteitsniveau vast. De metingen worden uitgevoerd door daarvoor opgeleide inspecteurs.

Voor de meeste VvE's is een volledige VSR-meting buiten proportie. Het systeem is ontwikkeld voor grote objecten met een eigen facilitaire organisatie. Een complex met vier trappenhuizen en een fietsenberging heeft geen gekwalificeerde inspecteur nodig.

Wat u wél overneemt, is de denkwijze. Leg vast welke elementen worden beoordeeld en wat 'in orde' per element betekent, en laat een bestuurslid of de beheerder daar met een vaste lijst doorheen lopen. Vier keer per jaar, altijd dezelfde lijst, met een korte notitie per afwijking. Dat is objectief genoeg om een gesprek te voeren dat niet over smaak gaat.

Aanspreekpunt, vervanging en de mensen achter het contract

Leg drie dingen vast die niets met techniek te maken hebben: wie het vaste aanspreekpunt is, binnen welke termijn op een melding wordt gereageerd, en wat er gebeurt bij ziekte of vakantie van de vaste medewerker.

Dat laatste wordt gemakkelijk overgeslagen. Bij een klein object gaat het om één of twee mensen. Valt er één uit, dan wordt het werk ingehaald, vervangen of stilzwijgend overgeslagen. Zet erin welke van de drie, en binnen hoeveel dagen.

Wat er gebeurt als u wisselt

Eén bepaling blijft bij het tekenen van een contract vaak buiten beeld en is bij een overstap ineens bepalend. De CAO in het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf regelt de werkgelegenheid bij contractswisseling: daarvan is sprake wanneer een ander schoonmaakbedrijf hetzelfde of vrijwel hetzelfde object krijgt door heraanbesteding.

Het bedrijf dat het object overneemt, moet de medewerkers die er werken een arbeidsovereenkomst aanbieden als zij ten minste anderhalf jaar op dat object werkzaam zijn. Er gelden aanvullende voorwaarden, onder meer voor het branchediploma, en uitzonderingen voor wie de AOW-leeftijd heeft bereikt of langer dan zesentwintig weken arbeidsongeschikt is.

De praktische consequentie: wisselt u vanwege ontevredenheid over de uitvoerende medewerker, dan is er een gerede kans dat u dezelfde persoon terugkrijgt onder een andere vlag. Begin dan bij het gesprek over werkprogramma en aansturing, niet bij een aanbesteding.

Looptijd, indexering en aansprakelijkheid

De model-algemene voorwaarden voor schoonmaakwerkzaamheden van de brancheorganisatie kennen in artikel 13 een opzegtermijn van minimaal drie maanden. Controleer welke voorwaarden van toepassing zijn verklaard: die bepalen ook de aansprakelijkheidsgrenzen en worden lang niet altijd met de offerte meegestuurd.

Over indexering worden zelden scherpe afspraken gemaakt. Een clausule als 'jaarlijkse marktconforme aanpassing' is geen afspraak. De branchevoorwaarden koppelen prijsaanpassing aan wijzigingen in de cao en aan de kostenontwikkeling van materialen en vervoer. Dat is logisch: in de schoonmaak is loon veruit de grootste kostenpost.

Wilt u dat toetsbaar maken, noem dan een externe index. Het CBS publiceert indexcijfers voor cao-lonen en voor contractuele loonkosten, en wijst er zelf op dat de eerste de werkgeverspremies niet meeneemt en de tweede wel. Welke u kiest mag; dat u er één noemt, is het punt.

Verzekering en schade aan het gebouw

Vraag om een verzekeringsbewijs van de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en kijk naar de dekking voor schade aan zaken onder opzicht. Die polissen sluiten standaard schade uit aan zaken die de verzekerde onder zich heeft om te behandelen of te bewerken; veel verzekeraars bieden daarvoor slechts beperkte aanvullende dekking.

Voor een VvE is dat precies de relevante categorie. Een aangetaste natuurstenen vloer, een beschadigd liftinterieur, een te agressief behandeld gevelpaneel: dat is werk aan het object zelf. Regel daarnaast sleutel- en toegangsbeheer schriftelijk, inclusief verlies en personeelswisseling.

Glasbewassing en periodiek werk naast de dagelijkse schoonmaak

De wekelijkse schoonmaak houdt het gebouw presentabel. Het periodieke werk houdt het gebouw heel. Dat zijn twee budgetten en vaak twee disciplines, en ze horen niet in één ongedifferentieerde regel op de begroting.

Onder periodiek werk vallen onder meer glasbewassing van gemeenschappelijke ruimten en hoogbouwgevels, machinale reiniging van galerijen, bordessen en terrassen, en het dieptereinigen en beschermen van entreevloeren.

Bij glasbewassing en gevelwerk weegt bereikbaarheid zwaarder dan oppervlakte. Artikel 4.241 van het Besluit bouwwerken leefomgeving, dat sinds 1 januari 2024 geldt, verlangt bij nieuwbouw gebouwgebonden veiligheidsvoorzieningen als onderhoud anders niet veilig kan. Bestaande complexen hebben die vaak niet, en dan bepaalt de werkmethode de kosten. Het besluit kent een voorkeursvolgorde: eerst het gevaar wegnemen, dan het permanent afschermen of beperken met balustrades of een glazenwasinstallatie, en pas daarna persoonlijke beveiliging zoals ankerpunten.

Bundel periodiek werk alleen bij dezelfde partij als dat planning en aansturing scheelt. Een vaste schoonmaakploeg die één keer per jaar met een hogedrukmachine op de galerij staat, is niet vanzelf de juiste partij daarvoor. Vraag naar de methode en naar het effect op beton en coating, niet alleen naar de prijs.

Wat u aan de vergadering voorlegt

Zes punten maken het verschil tussen een contract dat werkt en een contract dat u over twee jaar opnieuw moet doen: een werkprogramma per ruimte en per element, een vastgelegde beoordelingswijze, een benoemd aanspreekpunt met vervangingsregeling, een opzegtermijn en een index die u kunt narekenen, een verzekeringsbewijs met opzichtdekking, en een gescheiden regel voor het periodieke werk.

Sluit dat aan op het onderhoud dat u toch al plant. Vervuiling op galerijen, gevels en daken is zelden alleen cosmetisch, en preventieve reiniging verschuift vervangingsmomenten in uw meerjarenonderhoudsplan. Beide stukken horen in dezelfde vergadering thuis.

Wij werken vanuit Zaandam in heel Noord-Holland voor VvE's en vastgoedbeheerders, en stellen het werkprogramma op na een opname ter plaatse. Wilt u weten wat uw complex nodig heeft aan structurele schoonmaak van het vastgoed? Vraag een vrijblijvende prijsindicatie aan.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 5:112 en artikel 5:126.

• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten 2006, artikel 17, en Modelreglement 2017, artikel 57 lid 5.

• NEN 2075:2018 en de Europese norm EN 13549; toelichting op het VSR-KMS via Vereniging Schoonmaak Research en Stichting Schoonmaakkwaliteit.

• CAO in het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf, bepalingen over werkgelegenheid bij contractswisseling, gepubliceerd door de RAS.

• Model-algemene voorwaarden voor schoonmaakwerkzaamheden van de brancheorganisatie voor schoonmaak- en bedrijfsdiensten, artikel 9 en 13.

• CBS, indexcijfers cao-lonen en contractuele loonkosten (StatLine).

• Besluit bouwwerken leefomgeving, artikel 4.241, met de voorkeursvolgorde voor veilig onderhoud.

• Polisvoorwaarden aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven: uitsluiting van zaken onder opzicht.

Dit artikel is algemene voorlichting en geen juridisch advies. Wat voor uw complex geldt, staat in uw splitsingsakte. Laatst gecontroleerd op 8 augustus 2026.